PPWR – kogo dotyczy? Obowiązki producenta (wytwórcy), importera i dystrybutora opakowań: kto musi sporządzić deklarację zgodności UE, co z marką własną i sprzedażą online

Rozporządzenie ma zastosowanie do wszystkich opakowań niezależnie od materiału i do wszystkich podmiotów gospodarczych, które wprowadzają je do obrotu lub udostępniają na rynku. Obowiązek sporządzenia deklaracji zgodności UE przypisuje wytwórcy opakowania: to ten, kto wytwarza opakowanie lub produkt w opakowaniu albo zleca jego zaprojektowanie lub wytworzenie pod własną nazwą lub własnym znakiem towarowym, i kto wprowadza je do obrotu.

Uwaga na słownictwo: w polskiej wersji rozporządzenia „wytwórca” to odpowiednik angielskiego manufacturer, natomiast „producent” oznacza podmiot objęty rozszerzoną odpowiedzialnością producenta. Gdy w praktyce mówi się o „obowiązkach producenta” w PPWR, chodzi zwykle właśnie o wytwórcę. W tym tekście trzymamy się terminologii rozporządzenia.

Wytwórca przed wprowadzeniem do obrotu przeprowadza procedurę oceny zgodności, sporządza dokumentację techniczną zgodnie z załącznikiem VII i wystawia deklarację zgodności UE zgodnie z art. 39 (art. 15 ust. 2). Tej odpowiedzialności nie da się po prostu przerzucić na dostawcę materiału. Decydujące nie jest to, kto fizycznie obsługuje maszynę, lecz pod czyją nazwą lub marką opakowanie po raz pierwszy trafia na rynek. Właśnie tu wielu dystrybutorów i importerów staje się prawnie wytwórcami, nie zdając sobie z tego sprawy. Co dokładnie zawiera deklaracja, wyjaśnia poradnik deklaracja zgodności PPWR: pola obowiązkowe zgodnie z załącznikiem VIII.

Kto wprowadza do UE opakowania lub produkty w opakowaniach z państwa trzeciego, ponosi szczególną odpowiedzialność. Zgodnie z art. 18 importer może wprowadzać do obrotu wyłącznie opakowania zgodne z wymogami art. 5–12, a przed wprowadzeniem do obrotu musi zapewnić, że wytwórca przeprowadził procedurę oceny zgodności i sporządził dokumentację techniczną zgodnie z załącznikiem VII, że opakowanie jest oznakowane zgodnie z art. 12 i że towarzyszą mu wymagane dokumenty.

Importer podaje też na opakowaniu swoją nazwę, zarejestrowaną nazwę handlową lub zarejestrowany znak towarowy oraz adres pocztowy (art. 18 ust. 3). Jeżeli wytwórca spoza UE nie jest w stanie dostarczyć użytecznej deklaracji i dokumentacji, importer w praktyce sam musi zadbać o to, by zgodność została wykazana i udokumentowana. Ciężar dokumentacji przesuwa się wówczas w całości na jego firmę.

Dlatego importerzy powinni już na etapie zakupów wyjaśnić, czy dostawca potrafi dostarczyć dokumenty zgodne z PPWR. Pomaga w tym art. 16: dostawcy opakowań i materiałów opakowaniowych muszą przekazać wytwórcy wszystkie informacje i dokumenty niezbędne do wykazania zgodności. Jak odpowiadać na takie prośby o dokumenty, opisujemy w ostatniej części tego poradnika.

Szczególnie ważna jest reguła dla importerów i dystrybutorów, którzy wprowadzają opakowania do obrotu pod swoją własną nazwą lub własnym znakiem towarowym albo modyfikują opakowania już wprowadzone do obrotu w sposób, który może wpłynąć na ich zgodność z wymogami. Zgodnie z art. 21 taki importer lub dystrybutor jest uważany za wytwórcę i podlega obowiązkom wytwórcy z art. 15, łącznie z własną deklaracją zgodności UE.

Dotyczy to na przykład sytuacji, gdy dystrybutor opatruje kupione opakowanie własnym logo lub marką i oferuje je pod tą nazwą. Powołanie się na deklarację pierwotnego wytwórcy wtedy nie wystarcza; dystrybutor wystawia własną deklarację. Wytwórcą staje się również ten, kto istotnie zmienia opakowanie, na przykład przez przepakowanie, nowe połączenia materiałów lub zmiany dotykające pierwotnej oceny zgodności.

Jeden wyjątek przewiduje sam art. 21: jeżeli taki importer lub dystrybutor jest mikroprzedsiębiorstwem w rozumieniu zalecenia Komisji 2003/361/WE, a opakowania dostarcza mu podmiot z siedzibą w Unii, za wytwórcę do celów art. 15 uznaje się tego dostawcę. Dla wszystkich pozostałych obowiązuje zasada: kto tylko przekazuje dalej, przechowuje deklarację; kto opatruje opakowanie własną marką lub je zmienia, sporządza ją sam.

Inaczej wygląda sytuacja czystych dystrybutorów, którzy sprzedają opakowanie dalej bez zmian i pod marką pierwotnego wytwórcy. Z reguły nie muszą sporządzać własnej deklaracji zgodności. Ich rola polega na przekazywaniu dalej zgodnego opakowania, nie na wystawianiu dokumentów.

Ich obowiązkiem jest za to należyta staranność (art. 19). Przed udostępnieniem opakowania na rynku dystrybutor sprawdza, czy opakowanie jest oznakowane zgodnie z art. 12 i czy wytwórca oraz importer dopełnili obowiązków identyfikacyjnych (numer typu, partii lub numer seryjny, nazwa i adres). Jeżeli uznaje lub ma powody sądzić, że opakowanie nie jest zgodne z wymogami, nie udostępnia go na rynku, dopóki zgodność nie zostanie zapewniona.

W praktyce dystrybutor powinien mieć deklarację wytwórcy pod ręką i móc ją udostępnić na żądanie organu lub klienta. Granica między czystym dystrybutorem a wytwórcą przebiega dokładnie tam, gdzie pojawia się własna marka albo modyfikacja opakowania.

Dla sprzedawców internetowych z marką własną (private label) ta systematyka ma bezpośrednie skutki. Kto importuje lub zleca wytworzenie produktów, a następnie sprzedaje je pod własną marką przez platformy takie jak Allegro, Amazon czy eBay, wprowadza związane z nimi opakowania do obrotu zazwyczaj pod własną nazwą.

Tym samym sprzedawcy private label są z reguły sami wytwórcami w rozumieniu PPWR i muszą dla swoich opakowań wystawić własną deklarację zgodności UE oraz przechowywać dokumentację techniczną. Fakt, że sprzedaż odbywa się przez platformę, nie zwalnia z tego obowiązku.

Sprzedawcy internetowi powinni więc szybko przejrzeć asortyment pod kątem opakowań sprzedawanych pod własną marką i sporządzić dla nich wymagane od 12 sierpnia 2026 r. deklaracje. Kolejność kroków, od inwentaryzacji po archiwizację, opisujemy w poradniku PPWR od kiedy obowiązuje i jakie są wymagania od 12 sierpnia 2026 r..

Coraz więcej działów zakupów pisemnie prosi dostawców o deklarację zgodności PPWR, często z terminem i własnym formularzem. To nie fanaberia, lecz przekazanie dalej własnego obowiązku: odbiorcy zabezpieczają się, zbierając dowody wzdłuż łańcucha dostaw, a art. 16 wprost zobowiązuje dostawców opakowań i materiałów opakowaniowych do przekazania wytwórcy informacji potrzebnych do wykazania zgodności.

Odpowiedź zależy od roli. Jeżeli jesteś wytwórcą, wysyłasz własną deklarację. Jeżeli jesteś czystym dystrybutorem, wskazujesz klientowi deklarację wytwórcy lub ją przekazujesz. Jeżeli sprzedajesz pod własną marką lub importujesz z państwa trzeciego, deklarację wystawiasz sam. Ważne: obowiązuje jedna deklaracja na rodzaj opakowania, nie na klienta ani na dostawę; raz poprawnie sporządzony dokument obsługuje wszystkie zapytania dotyczące tego rodzaju opakowania.

Uwaga na formularze klientów: sprawdź, czy odwzorowują strukturę załącznika VIII, bo to rozporządzenie określa treść i układ wzoru, a deklaracja ze wszystkimi ośmioma elementami spełnia wymóg niezależnie od papieru firmowego odbiorcy. Deklarację sporządza się w języku lub językach wymaganych przez państwo członkowskie, w którym opakowanie jest wprowadzane do obrotu; dla międzynarodowych łańcuchów dostaw praktyczny jest dokument po polsku i po angielsku. Gdy termin goni, prowadzony generator pyta o każde pole obowiązkowe i tworzy deklarację jako PDF w obu językach, z podglądem przed zakupem; efekt pokazuje nasz wypełniony wzór zgodnie z załącznikiem VIII.