Kunde verlangt eine PPWR-Konformitätserklärung? So reagieren Lieferanten richtig — EU-Konformitätserklärung für Verpackungen nach Art. 39 & Anhang VIII bereitstellen: wer ausstellen muss, was das Dokument enthält und wie Sie schnell lieferfähig werden

Die Anfrage Ihres Kunden ist kein Sonderwunsch, sondern Weitergabe einer eigenen Pflicht: Wer Verpackungen erstmals auf dem EU-Markt bereitstellt, muss ab dem 12. August 2026 deren Konformität dokumentieren — ohne Übergangsfrist. Handelsunternehmen und Industrie-Einkauf sichern sich deshalb ab, indem sie die Nachweise entlang der Lieferkette einsammeln, bevor der Stichtag erreicht ist.

Dazu kommt eine ausdrückliche Informationspflicht der Verordnung: Nach Art. 16 müssen Lieferanten von Verpackungen und Verpackungsmaterialien dem Erzeuger alle Informationen und Unterlagen aushändigen, die er für den Konformitätsnachweis braucht. Eine Kundenanfrage nach der Konformitätserklärung oder nach Verpackungsdaten bewegt sich also im Rahmen dessen, was die PPWR ohnehin vorsieht.

In der Praxis kommen diese Aufforderungen inzwischen als Serienbriefe großer Abnehmer: mit Fristsetzung, teils mit eigenem Formular, teils mit dem Hinweis, dass ohne Nachweis die Listung gefährdet ist. Wer vorbereitet ist, beantwortet solche Schreiben in Minuten statt in Wochen.

Ausstellen darf und muss die EU-Konformitätserklärung der Erzeuger der Verpackung — also derjenige, unter dessen Namen die Verpackung in Verkehr gebracht wird. Fertigen Sie selbst, sind Sie es ohnehin. Verkaufen Sie zugekaufte Ware unter eigener Marke oder importieren Sie verpackte Produkte von außerhalb der EU, treten Sie rechtlich in die Erzeugerrolle ein und stellen die Erklärung selbst aus — sich auf Papiere des Vorlieferanten zu verlassen, genügt dann nicht.

Sind Sie dagegen reiner Händler und vertreiben unverändert die Ware eines EU-Erzeugers unter dessen Marke, stellen Sie keine eigene Erklärung aus: Sie halten die Erklärung des Erzeugers vor und reichen sie auf Anfrage weiter. In diesem Fall lautet die richtige Antwort auf die Kundenanfrage, das Dokument beim Erzeuger anzufordern — auch dabei hilft Art. 16.

Unsicher, welche Rolle Sie einnehmen? Der geführte Assistent von PPWR-DOC fragt die Rollenfrage als ersten Schritt ab und leitet daraus ab, ob Sie selbst ausstellen müssen. Die fachlichen Details zu jedem Feld erklärt unser Leitfaden zu den Pflichtfeldern nach Anhang VIII.

Die EU-Konformitätserklärung folgt dem Muster in Anhang VIII der Verordnung und enthält acht Pflichtangaben: die eindeutige Kennung der Verpackung, Name und Anschrift des Erzeugers, die Verantwortungserklärung, den Gegenstand der Erklärung mit Beschreibung, die Konformitätsaussage zu den Anforderungen der Art. 5 bis 12, die zugrunde gelegten Normen oder Spezifikationen, die Angabe zur notifizierten Stelle sowie Ort, Datum, Name, Funktion und Unterschrift.

Wichtig für die Antwort an Ihren Kunden: Es gilt eine Erklärung je Verpackungstyp, nicht je Kunde und nicht je Lieferung. Ein einmal korrekt erstelltes Dokument bedient also alle Anfragen zu diesem Verpackungstyp — Sie versenden dieselbe Erklärung an jeden Abnehmer, der danach fragt. Wie das fertige Dokument aussieht, zeigt unser ausgefülltes Muster nach Anhang VIII.

Hinter der Erklärung steht die technische Dokumentation nach Anhang VII, die die Angaben belegt und die Sie nicht mitschicken, aber vorhalten müssen — die Erklärung selbst ist das Dokument für den Kunden, die Dokumentation das Dossier für den Prüffall. Was hineingehört, erklärt unser Beitrag zur technischen Dokumentation nach Anhang VII.

Sprache: Internationale Abnehmer erwarten die Erklärung häufig auf Englisch. Die Verordnung verlangt die Sprache des Mitgliedstaats, in dem die Verpackung in Verkehr gebracht wird — für Lieferketten über Deutschland hinaus ist ein zweisprachiges Dokument (Deutsch und Englisch) deshalb die praktikable Antwort.

Kundenformulare: Manche Abnehmer legen der Anfrage ein eigenes Formular bei. Prüfen Sie, ob es die Anhang-VIII-Struktur abbildet — die Verordnung schreibt Inhalt und Aufbau des Musters vor, und eine Erklärung mit allen acht Pflichtangaben erfüllt die Anforderung unabhängig vom Briefkopf des Kunden.

Eigene Vorlieferanten: Fehlen Ihnen Materialdaten für die Konformitätsaussage, reichen Sie die Anfrage nach Art. 16 an Ihre eigenen Lieferanten weiter — sie sind zur Mitwirkung verpflichtet. Kalkulieren Sie dafür Zeit ein; die Fristen in Kundenanschreiben sind oft knapper als die Antwortzeiten in der Lieferkette.

Wenn die Kundenanfrage mit Frist auf dem Tisch liegt, zählt Geschwindigkeit. Ein geführter Generator nimmt Ihnen die Zuordnungsarbeit ab: Er fragt jedes Pflichtfeld einzeln ab, ordnet die zutreffenden Anforderungen aus Art. 5 bis 12 automatisch zu und erstellt die Erklärung als PDF auf Deutsch und Englisch — mit Feldbezeichnungen, die wortgleich dem im EU-Amtsblatt veröffentlichten Muster folgen.

Sie sehen das fertige Dokument als Vorschau, bevor Sie zahlen, und können es anschließend direkt an Ihren Kunden weitergeben. Bei mehreren Verpackungstypen übernehmen Sie eine bestehende Erklärung als Vorlage und ändern nur die Verpackungsdaten — so beantworten Sie auch Serienanfragen des Einkaufs in einem Durchgang.