Kunde verlangt eine PPWR-Konformitätserklärung? So reagieren Lieferanten richtig — EU-Konformitätserklärung für Verpackungen nach Art. 39 & Anhang VIII bereitstellen: wer ausstellen muss, was das Dokument enthält und wie Sie schnell lieferfähig werden

Die Anfrage Ihres Kunden ist kein Sonderwunsch, sondern hat einen rechtlichen Hintergrund: Seit dem 12. August 2026 muss der Erzeuger (umgangssprachlich Hersteller) vor dem Inverkehrbringen die Konformität bewerten, die technische Dokumentation erstellen und die Erklärung ausstellen (Art. 15 Abs. 2), ohne Übergangsfrist. Importeure prüfen das vor dem Inverkehrbringen und halten eine Kopie der Erklärung bereit (Art. 18). Handelsunternehmen und Industrie-Einkauf sichern sich deshalb ab, indem sie die Nachweise entlang der Lieferkette einsammeln.

Dazu kommt eine ausdrückliche Informationspflicht der Verordnung: Nach Art. 16 müssen Lieferanten von Verpackungen und Verpackungsmaterialien dem Erzeuger alle Informationen und Unterlagen aushändigen, die er für den Konformitätsnachweis braucht. Diese Pflicht besteht aber nur gegenüber dem Erzeuger und umfasst Informationen und Unterlagen einschließlich der technischen Dokumentation; eine eigene Erklärung schulden Lieferanten danach nicht (Kommissions-FAQ X.4). Ob Sie selbst ausstellen, hängt allein davon ab, ob Sie Erzeuger sind; Fristen und Formulare in Anfragebriefen sind Vertragssache.

In der Praxis kommen diese Aufforderungen inzwischen als Serienbriefe großer Abnehmer: mit Fristsetzung, teils mit eigenem Formular, teils mit dem Hinweis, dass ohne Nachweis die Listung gefährdet ist. Wer vorbereitet ist, beantwortet solche Schreiben in Minuten statt in Wochen.

Ausstellen darf und muss die EU-Konformitätserklärung der Erzeuger der Verpackung: wer Verpackungen oder verpackte Produkte herstellt oder unter eigenem Namen oder eigener Marke entwickeln oder herstellen lässt (Art. 3 Abs. 1 Nr. 13). Bei Verpackungen ohne Marke entscheidet, wer die Gestaltung vorgibt und den Auftrag erteilt (Leitlinie der Kommission C/2026/3084); je Lieferkette gibt es nur einen Erzeuger. Fertigen Sie Verpackungen unter eigener Marke oder unbedruckte Standardkartons, Folien und Polster, sind Sie deren Erzeuger (Kommissions-FAQ II.5); bei Verkaufs- und Umverpackungen ist Erzeuger in der Regel der Befüller. Tragen die Verpackungen das Logo Ihres Kunden, ist der Kunde Erzeuger und Sie liefern ihm die Unterlagen nach Art. 16; ist der Kunde ein Kleinstunternehmen und sitzen Sie im selben Mitgliedstaat, sind Sie selbst Erzeuger. Verkaufen Sie zugekaufte Ware unter eigener Marke, werden Sie Erzeuger und stellen die Erklärung selbst aus; sich auf Papiere des Vorlieferanten zu verlassen, genügt dann nicht. Importieren Sie verpackte Produkte von außerhalb der EU unter fremder Marke, sind Sie Importeur und nicht Erzeuger: Sie stellen vor dem Inverkehrbringen sicher, dass der Erzeuger im Drittland die Konformität bewertet, die technische Dokumentation erstellt und die Erklärung ausgestellt hat, geben Ihren Namen und Ihre Anschrift auf der Verpackung an und halten eine Kopie der Erklärung bereit (Art. 18 Abs. 2, 3 und 7). Bei Importware ohne Marke müssen Sie die Unterlagen selbst sicherstellen (Kommissions-FAQ X.11).

Sind Sie dagegen reiner Händler (Vertreiber) und vertreiben unverändert die Ware eines EU-Erzeugers unter dessen Marke, stellen Sie keine Erklärung aus und müssen sie auch nicht vorhalten. Bevor Sie Verpackungen bereitstellen, prüfen Sie, ob der Hersteller im Herstellerregister eingetragen ist, ob die Verpackung nach Art. 12 gekennzeichnet ist und ob Kennnummer sowie Name und Anschrift von Erzeuger und gegebenenfalls Importeur angegeben sind (Art. 19 Abs. 2). Eine Kopie der Erklärung bereithalten muss nur der Importeur (Art. 18 Abs. 7). Verlangt Ihr Kunde trotzdem eine Erklärung, ist das eine vertragliche Forderung; einen Anspruch aus Art. 16 gegen den Erzeuger haben Sie als Händler nicht.

Unsicher, welche Rolle Sie einnehmen? Der geführte Assistent von PPWR-DOC fragt die Rollenfrage als ersten Schritt ab und leitet daraus ab, ob Sie selbst ausstellen müssen. Die fachlichen Details zu jedem Feld erklärt unser Leitfaden zu den Pflichtfeldern nach Anhang VIII.

Die EU-Konformitätserklärung folgt dem Muster in Anhang VIII der Verordnung und enthält acht Pflichtangaben: die eindeutige Kennung der Verpackung, Name und Anschrift des Erzeugers, die Verantwortungserklärung, den Gegenstand der Erklärung mit Beschreibung, die Konformitätsaussage zu den Anforderungen der Art. 5 bis 12, die zugrunde gelegten Normen oder Spezifikationen, die Angabe zur notifizierten Stelle sowie Ort, Datum, Name, Funktion und Unterschrift.

Wichtig für die Antwort an Ihren Kunden: Es gilt eine Erklärung je Verpackungstyp, nicht je Kunde und nicht je Lieferung. Ein einmal korrekt erstelltes Dokument bedient also alle Anfragen zu diesem Verpackungstyp — Sie versenden dieselbe Erklärung an jeden Abnehmer, der danach fragt. Wie das fertige Dokument aussieht, zeigt unser ausgefülltes Muster nach Anhang VIII. Brauchen Sie Erklärungen für viele Verpackungsarten, gibt es dafür die PPWR-Software mit Preis nach Menge.

Hinter der Erklärung steht die technische Dokumentation nach Anhang VII, die die Angaben belegt. Als Erzeuger bewahren Sie sie auf, müssen sie Kunden aber nicht mitschicken: Die Erklärung ist das Dokument für den Kunden, die Dokumentation das Dossier für den Prüffall. Ist Ihr Kunde selbst Erzeuger und Sie sind sein Lieferant, gehört die technische Dokumentation dagegen zu den Unterlagen, die Sie ihm nach Art. 16 liefern. Was hineingehört, erklärt unser Beitrag zur technischen Dokumentation nach Anhang VII.

Wer fragt: Was Sie schulden, hängt von den Rollen ab. Ist Ihr Kunde Erzeuger und Sie sind sein Lieferant, liefern Sie ihm nach Art. 16 alle Informationen und Unterlagen, die er für den Konformitätsnachweis braucht, einschließlich der technischen Dokumentation; eine eigene Erklärung schulden Sie danach nicht, verweigern dürfen Sie die Unterlagen aber nicht (Kommissions-FAQ X.4). Ist Ihr Kunde Importeur und sitzen Sie als Erzeuger im Drittland, braucht er eine Kopie Ihrer Erklärung (Art. 18 Abs. 7). Ist Ihr Kunde Vertreiber, verlangt Art. 19 von ihm keine Erklärung; was er dennoch fordert, ist Vertragssache. Sind Sie selbst Erzeuger, muss die Erklärung ohnehin vorliegen (Art. 15 Abs. 2); die Weitergabe an Kunden ist nicht vorgeschrieben, aber üblich.

Lieferantenerklärung: Ein Dokument dieses Namens kennt die PPWR nicht. Gemeint sind meist die Unterlagen nach Art. 16 oder die Konformitätserklärung selbst; fragen Sie nach, was Ihr Kunde braucht. Nicht zu verwechseln ist das mit der Lieferantenerklärung zum präferenziellen Ursprung aus dem Zollrecht.

Geltungsbereich: Der Erzeuger stellt für jede Verpackungsart eine Erklärung aus (Anhang VII Nr. 4). Größen mit denselben Merkmalen und demselben Inhalt lassen sich nach der Kommissions-FAQ XV.10 in einer Erklärung zusammenfassen; die FAQ ist nicht rechtsverbindlich. Aus der Erklärung muss hervorgehen, für welche Verpackung sie gilt.

Mehrere Lieferanten: Hat eine Verpackung mehrere Lieferanten, etwa für Flasche, Verschluss und Etikett, liefert jeder dem Erzeuger seine Unterlagen (Art. 16). Der Erzeuger stellt eine Erklärung für die ganze Verpackungseinheit aus (Kommissions-FAQ XV.5). Je Lieferkette gibt es nur einen Erzeuger.

Sprache: Internationale Abnehmer erwarten die Erklärung häufig auf Englisch. Die Verordnung verlangt die Sprache des Mitgliedstaats, in dem die Verpackung in Verkehr gebracht wird. Für Deutschland stellt § 62 VerpackDG seit dem 12. August 2026 ausdrücklich klar: Eine unterzeichnete Version wahlweise auf Deutsch oder Englisch genügt, eine deutsche Übersetzung ist nur auf Behördenverlangen nachzureichen. Für Lieferketten über Deutschland hinaus bleibt ein zweisprachiges Dokument (Deutsch und Englisch) die praktikable Antwort.

Kundenformulare: Manche Abnehmer legen der Anfrage ein eigenes Formular bei. Prüfen Sie, ob es die Anhang-VIII-Struktur abbildet — die Verordnung schreibt Inhalt und Aufbau des Musters vor, und eine Erklärung mit allen acht Pflichtangaben erfüllt die Anforderung unabhängig vom Briefkopf des Kunden.

Eigene Vorlieferanten: Sind Sie selbst Erzeuger und fehlen Ihnen Materialdaten für die Konformitätsaussage, fordern Sie diese nach Art. 16 bei Ihren Lieferanten an; sie sind zur Mitwirkung verpflichtet. Kalkulieren Sie dafür Zeit ein; die Fristen in Kundenanschreiben sind oft knapper als die Antwortzeiten in der Lieferkette.

Wenn die Kundenanfrage mit Frist auf dem Tisch liegt, zählt Geschwindigkeit. Ein geführter Generator nimmt Ihnen die Struktur-Arbeit ab: Er fragt jedes Pflichtfeld einzeln ab, schlägt die üblicherweise zutreffenden Anforderungen aus Art. 5 bis 12 zur Prüfung vor und erstellt die Erklärung als PDF auf Deutsch und Englisch — mit Feldbezeichnungen, die wortgleich dem im EU-Amtsblatt veröffentlichten Muster folgen.

Sie sehen das fertige Dokument als Vorschau, bevor Sie zahlen, und können es anschließend direkt an Ihren Kunden weitergeben. Bei mehreren Verpackungstypen übernehmen Sie eine bestehende Erklärung als Vorlage und ändern nur die Verpackungsdaten — so beantworten Sie auch Serienanfragen des Einkaufs in einem Durchgang.