PPWR-Konformitätserklärung: Vorlage, Pflichtfelder & Muster nach Art. 39 & Anhang VIII — EU-Konformitätserklärung für Verpackungen richtig erstellen und ausfüllen — Pflicht seit 12. August 2026, Aufbewahrung, Beispiel & Ausfüllhilfe ohne CE-Kennzeichnung

Die EU-Konformitätserklärung ist das zentrale Dokument, mit dem der Erzeuger einer Verpackung schriftlich und rechtsverbindlich erklärt, dass die betreffende Verpackung alle einschlägigen Nachhaltigkeits- und Kennzeichnungsanforderungen der PPWR erfüllt. Geregelt ist sie in Artikel 39 der Verordnung (EU) 2025/40; den inhaltlichen Aufbau gibt Anhang VIII vor.

Die Erklärung ist kein internes Memo, sondern eine formale Erklärung, mit der der Erzeuger die Verantwortung für die Konformität der Verpackung übernimmt. Sie steht am Ende des Konformitätsbewertungsverfahrens und stützt sich auf die technische Dokumentation nach Anhang VII. Ohne gültige Konformitätserklärung darf eine Verpackung ab dem Stichtag nicht mehr auf dem Unionsmarkt in Verkehr gebracht werden.

Wichtig: Die Konformitätserklärung muss für jede Verpackung bzw. jeden Verpackungstyp ausgestellt werden. Sie bezieht sich nicht auf das Unternehmen als Ganzes, sondern auf den konkreten Gegenstand der Erklärung.

Anhang VIII der PPWR legt verbindlich fest, welche Angaben eine Konformitätserklärung enthalten muss. Fehlt eine dieser Angaben, gilt die Erklärung als unvollständig und damit als nicht ordnungsgemäß. Die acht Pflichtbestandteile sind: erstens eine eindeutige Kennung der Verpackung, mit der sie sich identifizieren lässt (etwa eine Modell- oder Artikelnummer). Zweitens Name und Anschrift des Erzeugers sowie gegebenenfalls seines Bevollmächtigten.

Drittens die ausdrückliche Verantwortungserklärung, dass die Konformitätserklärung in alleiniger Verantwortung des Erzeugers ausgestellt wird. Viertens der Gegenstand der Erklärung, also die eindeutige Beschreibung der Verpackung, die ihre Rückverfolgung ermöglicht (Beschreibung, gegebenenfalls Foto oder Materialangaben).

Fünftens die Konformitätsaussage: die Erklärung, dass der beschriebene Gegenstand die einschlägigen Anforderungen der Artikel 5 bis 12 der PPWR erfüllt (unter anderem zu Stoffen in Verpackungen, Rezyklatanteil, Kompostierbarkeit, Verpackungsminimierung, Wiederverwendbarkeit und Recyclingfähigkeit). Sechstens die angewandten harmonisierten Normen oder sonstigen technischen Spezifikationen, auf die sich die Konformitätsaussage stützt.

Siebtens Angaben zur notifizierten Stelle. Da für Verpackungen in der Regel das interne Konformitätsbewertungsverfahren (Modul A) gilt, wird hier üblicherweise vermerkt, dass keine notifizierte Stelle beteiligt ist – das Feld lautet dann sinngemäß „nicht zutreffend“. Achtens die Unterzeichnung: Ort und Datum der Ausstellung sowie Name, Funktion und Unterschrift der für den Erzeuger zeichnenden Person.

Die PPWR gilt grundsätzlich seit dem 12. August 2026. Für die Pflicht zur Konformitätserklärung gibt es keine gesonderte Übergangs- oder Schonfrist: Wer ab diesem Datum Verpackungen erstmals auf dem EU-Markt bereitstellt, muss die Konformitätserklärung bereits ausgestellt haben und vorhalten können.

Das bedeutet in der Praxis, dass die technische Dokumentation, die Konformitätsbewertung und die Erklärung selbst vor dem Inverkehrbringen fertiggestellt sein müssen. Da die Erstellung Materialdaten, interne Abstimmung und Prüfung der angewandten Normen erfordert, sollten Unternehmen ohne fertige Unterlagen jetzt umgehend beginnen — unsere PPWR-Checkliste sortiert die Schritte und Stichtage.

Anders als bei manchen produktbezogenen EU-Vorschriften gibt es für bestehende Verpackungen keine pauschale Bestandsschutzregelung, die die Erklärungspflicht aufschiebt. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Inverkehrbringens.

Die Konformitätserklärung und die zugrunde liegende technische Dokumentation müssen nach dem Inverkehrbringen aufbewahrt werden, damit die Marktüberwachungsbehörden sie auf Verlangen einsehen können. Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach der Art der Verpackung. Neben den Behörden fragen zunehmend auch Abnehmer das Dokument an — wie Sie auf solche Anfragen reagieren, zeigt unser Leitfaden Kunde verlangt eine PPWR-Konformitätserklärung.

Für Einwegverpackungen beträgt die Aufbewahrungsfrist fünf Jahre ab dem Inverkehrbringen der Verpackung. Für wiederverwendbare Verpackungen (Mehrweg) verlängert sich die Frist auf zehn Jahre, da diese Verpackungen über einen längeren Zeitraum im Umlauf sind.

Praktisch empfiehlt es sich, die Erklärungen sicher und auffindbar zu archivieren – idealerweise digital, versioniert und einer eindeutigen Verpackungskennung zugeordnet, damit Sie bei einer Behördenanfrage schnell die richtige Fassung vorlegen können.

Ein häufiges Missverständnis: Viele Unternehmen erwarten, dass Verpackungen analog zu vielen Produkten eine CE-Kennzeichnung tragen müssen. Das ist bei der PPWR nicht der Fall. Verpackungen erhalten keine CE-Kennzeichnung.

Die Konformität wird stattdessen über die Konformitätserklärung und die technische Dokumentation nachgewiesen sowie über die produktspezifischen Kennzeichnungspflichten der PPWR (etwa Hinweise zur Materialzusammensetzung und zur Entsorgung). Die Konformitätserklärung selbst muss nicht auf der Verpackung aufgedruckt werden, sondern wird als Dokument vorgehalten und auf Anfrage bereitgestellt.

Für die PPWR-Konformitätserklärung kursieren verschiedene kostenlose Vorlagen und Muster, etwa von Branchenverbänden wie dem VCI oder von Industrie- und Handelskammern. Diese Vorlagen sind ein guter Ausgangspunkt — sie zeigen die Struktur nach Anhang VIII. Ob eine konkrete Gratis-Vorlage dem amtlichen Aufbau wirklich folgt, klären Sie in fünf Minuten mit unserer Checkliste für kostenlose PPWR-Vorlagen. Das eigentliche Problem lösen Vorlagen aber ohnehin nicht: Eine leere Vorlage müssen Sie selbst korrekt befüllen.

Genau dort liegen die Fehlerquellen: Welche Artikel der PPWR (Art. 5 bis 12) treffen auf Ihre Verpackung zu? Wie formulieren Sie die Konformitätsaussage? Was gehört in das Feld zur notifizierten Stelle, wenn das interne Verfahren nach Modul A gilt? Wer eine Vorlage falsch oder unvollständig ausfüllt, hält am Ende ein Dokument in der Hand, das bei einer Behördenprüfung als nicht ordnungsgemäß gilt — die Haftung dafür trägt allein Ihr Unternehmen.

Ein geführter Generator nimmt Ihnen genau diese Struktur-Arbeit ab: Er fragt jedes Pflichtfeld einzeln ab, erklärt die Hintergründe, schlägt die üblicherweise zutreffenden Anforderungen zur Prüfung vor und gibt ein vollständig strukturiertes Dokument aus — auf Deutsch und Englisch. Wie das Ergebnis aussieht, zeigt unser ausgefülltes Muster nach Anhang VIII; Ihre eigene Erklärung sehen Sie zusätzlich als Vorschau, bevor Sie zahlen.

Seit dem Stichtag kursieren zahlreiche Vorlagen und Formulare für die Konformitätserklärung — nicht alle halten einer Prüfung stand. Der häufigste Fehler ist ein eigener Aufbau: Die Beschreibung der Verpackung rutscht an Punkt 1, aus dem Erzeuger wird ein „Aussteller“, Statustabellen ersetzen die amtlichen Punkte. Art. 39 Abs. 2 verlangt aber ausdrücklich, dass die Erklärung „in ihrem Aufbau dem Muster in Anhang VIII“ entspricht. Ein inhaltlich richtiges Dokument im falschen Aufbau bleibt formal angreifbar. Ebenfalls verbreitet: Das Feld für den Bevollmächtigten fehlt, obwohl Punkt 2 des Musters es ausdrücklich vorsieht. Pflicht ist der Bevollmächtigte nicht (Art. 17 Abs. 1: der Erzeuger „kann“ einen benennen), aber wer einen benannt hat, muss ihn dort mit Namen und Anschrift angeben.

Zweiter Klassiker: die Übererklärung. Manche Vorlagen lassen unterschreiben, die Verpackung entspreche pauschal „den Anforderungen der Verordnung (EU) 2025/40“. Damit erklären Sie wörtlich Konformität mit der gesamten Verordnung — einschließlich Registrierungs-, Kennzeichnungs- und Leerraum-Vorschriften, die gar nicht Gegenstand der Erklärung sind. Amtlich verlangt ist die Aussage, dass die Verpackung die Anforderungen der Art. 5 bis 12 erfüllt (Art. 39 Abs. 1). Wer mehr unterschreibt, haftet für mehr.

Dritter Fehlertyp: falsch zugeordnete Anforderungen. In Umlauf sind etwa Vorlagen, die die 50-Prozent-Leerraumquote dem Art. 10 zuschlagen — sie steht in Art. 24, gilt für Umverpackungen, Transport- und Versandhandelsverpackungen frühestens ab 2030 und gehört gar nicht in die Konformitätserklärung. Oder Formulare, die zu Art. 8 (biobasierte Rohstoffe) eine Konformitätsbestätigung verlangen, obwohl der Artikel bislang nur Prüfaufträge an die EU-Kommission enthält und keine Pflicht, die ein Erzeuger erklären könnte. Auch die Design-für-Recycling-Anforderungen des Art. 6 werden gern auf den 12. August 2026 datiert — die Leistungsstufen greifen nach dem Verordnungstext frühestens ab dem 1. Januar 2030.

Vierter Punkt: vermengte Grenzwerte. Bei den PFAS-Regeln des Art. 5 Abs. 5 taucht in Vorlagen immer wieder „50 mg/kg Gesamtfluor“ als Grenzwert auf. Amtlich sind die Grenzwerte 25 ppb je gezielt gemessenem PFAS, 250 ppb für deren Summe und 50 ppm für PFAS einschließlich polymerer PFAS; der Gesamtfluorgehalt von 50 mg/kg ist lediglich die Schwelle, ab der in der Lieferkette auf Verlangen ein Fluor-Nachweis vorzulegen ist. Woran Sie eine saubere Vorlage erkennen: exakt acht Punkte in amtlicher Reihenfolge, eine auf Art. 5 bis 12 begrenzte Konformitätsaussage und Feldbezeichnungen, die dem Wortlaut des EU-Amtsblatts folgen — so wie in unserem ausgefüllten Muster nach Anhang VIII.