PPWR-conformiteitsverklaring: model, verplichte onderdelen & voorbeeld volgens art. 39 & bijlage VIII – EU-conformiteitsverklaring voor verpakkingen correct opstellen en invullen – verplicht sinds 12 augustus 2026, bewaartermijn & invulhulp zonder CE-markering

De EU-conformiteitsverklaring is het centrale document waarmee de fabrikant van een verpakking schriftelijk verklaart dat de betreffende verpakking aan alle toepasselijke duurzaamheids- en etiketteringseisen van de PPWR voldoet. Zij is geregeld in artikel 39 van Verordening (EU) 2025/40; de inhoudelijke opbouw wordt voorgeschreven door bijlage VIII.

De verklaring is geen interne memo, maar een formele verklaring waarmee de fabrikant de verantwoordelijkheid voor de conformiteit van de verpakking op zich neemt. Zij staat aan het einde van de conformiteitsbeoordelingsprocedure en berust op de technische documentatie volgens bijlage VII. Zonder geldige conformiteitsverklaring mag een verpakking sinds 12 augustus 2026 niet meer op de markt van de Unie in de handel worden gebracht.

Belangrijk: de conformiteitsverklaring moet voor elke verpakking c.q. elk verpakkingstype worden opgesteld. Zij heeft geen betrekking op de onderneming als geheel, maar op het concrete voorwerp van de verklaring.

Bijlage VIII van de PPWR legt bindend vast welke gegevens een conformiteitsverklaring moet bevatten. Ontbreekt een van deze gegevens, dan geldt de verklaring als onvolledig en daarmee als niet in orde. De acht verplichte onderdelen: ten eerste een uniek identificatienummer waarmee de verpakking te identificeren is (bijvoorbeeld een model- of artikelnummer). Ten tweede naam en adres van de fabrikant en in voorkomend geval van zijn gemachtigd vertegenwoordiger.

Ten derde de uitdrukkelijke verklaring dat de conformiteitsverklaring onder volledige verantwoordelijkheid van de fabrikant wordt verstrekt. Ten vierde het voorwerp van de verklaring: de eenduidige beschrijving aan de hand waarvan de verpakking kan worden getraceerd (beschrijving, eventueel foto of materiaalgegevens).

Ten vijfde de conformiteitsuitspraak: de verklaring dat het beschreven voorwerp aan de toepasselijke eisen van de artikelen 5 tot en met 12 van de PPWR voldoet (onder meer stoffen in verpakkingen, gehalte aan gerecycled materiaal, minimalisering van verpakkingen, herbruikbaarheid en recyclebaarheid). Ten zesde de toegepaste geharmoniseerde normen of andere technische specificaties waarop de conformiteitsuitspraak steunt.

Ten zevende de gegevens over de aangemelde instantie. Omdat voor verpakkingen in de regel de interne productiecontrole (module A) geldt, wordt hier doorgaans vermeld dat er geen aangemelde instantie betrokken is – het veld luidt dan “niet van toepassing”. Ten achtste de ondertekening: plaats en datum van afgifte, alsmede naam, functie en handtekening van de persoon die voor de fabrikant tekent.

De PPWR is in beginsel van toepassing sinds 12 augustus 2026. Voor de verplichte conformiteitsverklaring bestaat geen afzonderlijke overgangs- of respijttermijn: wie sinds die datum verpakkingen voor het eerst op de EU-markt aanbiedt, moet de conformiteitsverklaring al hebben opgesteld en ter beschikking kunnen stellen.

In de praktijk betekent dit dat de technische documentatie, de conformiteitsbeoordeling en de verklaring zelf inmiddels gereed moeten zijn. Anders dan bij sommige productgerichte EU-voorschriften is er voor bestaande verpakkingen geen algemene overgangsregeling die de verplichting opschort; bepalend is het moment van in de handel brengen.

De conformiteitsverklaring en de onderliggende technische documentatie moeten na het in de handel brengen worden bewaard, zodat de markttoezichtautoriteiten ze op verzoek kunnen inzien. Voor verpakkingen voor eenmalig gebruik bedraagt de bewaartermijn vijf jaar vanaf het in de handel brengen; voor herbruikbare verpakkingen geldt tien jaar, omdat die verpakkingen langer in omloop zijn.

Praktisch advies: archiveer de verklaringen veilig en vindbaar – bij voorkeur digitaal, met versiebeheer en gekoppeld aan een uniek verpakkingsnummer, zodat u bij een verzoek van een autoriteit snel de juiste versie kunt overleggen. Op een met redenen omkleed verzoek moeten de stukken binnen tien dagen worden verstrekt (art. 15, lid 10, PPWR).

Artikel 39 schrijft voor dat de conformiteitsverklaring wordt vertaald in de taal of talen die worden verlangd door de lidstaat waar de verpakking in de handel wordt gebracht. In de Nederlandse praktijk worden conformiteitsverklaringen doorgaans in het Nederlands of Engels geaccepteerd; een PPWR-specifieke taalwet bestaat nog niet.

Wie ook aan andere lidstaten levert, moet rekening houden met de taaleisen aldaar – verschillende landen verlangen in de praktijk de landstaal. Voor internationale toeleveringsketens is een meertalig document daarom de praktische oplossing. PPWR-DOC stelt uw verklaring op als pdf in het Nederlands en Engels, met veldaanduidingen die woordelijk het in het Publicatieblad van de EU bekendgemaakte model volgen.

Voor de PPWR-conformiteitsverklaring circuleren verschillende gratis modellen en sjablonen, bijvoorbeeld van brancheorganisaties en kamers van koophandel. Zulke modellen zijn een goed startpunt – ze tonen de structuur volgens bijlage VIII. Het eigenlijke probleem lossen ze echter niet op: een leeg sjabloon moet u zelf correct invullen.

Precies daar zitten de foutenbronnen: welke artikelen van de PPWR (art. 5 tot en met 12) zijn op uw verpakking van toepassing? Hoe formuleert u de conformiteitsuitspraak? Wat hoort er in het veld over de aangemelde instantie wanneer de interne procedure volgens module A geldt? Wie een sjabloon verkeerd of onvolledig invult, houdt een document over dat bij een controle als niet in orde kan gelden – de aansprakelijkheid daarvoor ligt volledig bij uw onderneming.

Een begeleide generator neemt u precies dat structuurwerk uit handen: hij vraagt elk verplicht veld afzonderlijk uit, licht de achtergronden toe, stelt de doorgaans toepasselijke eisen ter controle voor en levert een volledig gestructureerd document – in het Nederlands en Engels. Hoe het resultaat eruitziet, toont ons ingevulde voorbeeld volgens bijlage VIII; uw eigen verklaring ziet u bovendien als preview in de generator, voordat u betaalt.

Sinds de peildatum circuleren er talrijke modellen en formulieren voor de conformiteitsverklaring – niet alle doorstaan een controle. De meest voorkomende fout is een eigen opbouw: de beschrijving van de verpakking schuift naar punt 1, de fabrikant wordt een “afgever”, statustabellen vervangen de officiële punten. Artikel 39, lid 2, verlangt echter uitdrukkelijk dat de verklaring “qua structuur overeenkomt met het model in bijlage VIII”. Een inhoudelijk correct document in de verkeerde opbouw blijft formeel aanvechtbaar. Eveneens wijdverbreid: het veld voor de gemachtigd vertegenwoordiger ontbreekt, hoewel punt 2 van het model daar uitdrukkelijk in voorziet. Aanstellen is niet verplicht (art. 17, lid 1: een fabrikant “kan” een gemachtigd vertegenwoordiger aanstellen), maar is er een aangesteld, dan horen naam en adres daar te staan.

Tweede klassieker: de te ruime verklaring. Sommige modellen laten u ondertekenen dat de verpakking zonder meer voldoet aan “de eisen van Verordening (EU) 2025/40”. Daarmee verklaart u letterlijk conformiteit met de volledige verordening – inclusief registratie-, etiketterings- en lege-ruimtevoorschriften, die helemaal geen voorwerp van de verklaring zijn. Officieel verlangd is de uitspraak dat de verpakking aan de eisen van de artikelen 5 tot en met 12 voldoet (art. 39, lid 1). Wie meer ondertekent, is voor meer aansprakelijk.

Derde fouttype: verkeerd toegewezen eisen. In omloop zijn bijvoorbeeld modellen die het percentage lege ruimte van maximaal 50 % aan art. 10 toeschrijven – het staat in art. 24, geldt voor verzamel-, verzend- en e-commerceverpakkingen op zijn vroegst vanaf 2030 en hoort helemaal niet in de conformiteitsverklaring thuis. Of formulieren die voor art. 8 (biogebaseerde grondstoffen) een conformiteitsbevestiging verlangen, hoewel dat artikel tot dusver alleen evaluatieopdrachten voor de Europese Commissie bevat en geen verplichting waarvan een fabrikant de naleving zou kunnen verklaren. Ook de recyclebaarheidseisen van art. 6 (design for recycling) worden nogal eens op 12 augustus 2026 gedateerd – de prestatieklassen gelden volgens de tekst van de verordening op zijn vroegst vanaf 1 januari 2030.

Vierde punt: door elkaar gehaalde grenswaarden. Bij de PFAS-regels van art. 5, lid 5, duikt in modellen telkens weer “50 mg/kg totaal fluor” als grenswaarde op. Officieel zijn de grenswaarden 25 ppb voor elk afzonderlijk, gericht gemeten PFAS, 250 ppb voor de som daarvan en 50 ppm voor PFAS met inbegrip van polymere PFAS; het totale fluorgehalte van 50 mg/kg is slechts de drempel waarboven in de toeleveringsketen op verzoek bewijs van het fluorgehalte moet worden overgelegd. Waaraan u een deugdelijk model herkent: exact acht punten in de officiële volgorde, een conformiteitsuitspraak die beperkt blijft tot de artikelen 5 tot en met 12 en veldaanduidingen die de tekst van het Publicatieblad van de EU volgen – zoals in ons ingevulde voorbeeld volgens bijlage VIII.