Technische documentatie volgens bijlage VII PPWR: inhoud van verpakkingsbeschrijving tot testverslagen, module A en het samenspel met de conformiteitsverklaring

Verpakkingen doorlopen vóór het in de handel brengen de conformiteitsbeoordelingsprocedure van bijlage VII – module A, de interne productiecontrole (art. 38). Met deze procedure waarborgt en verklaart de fabrikant onder eigen verantwoordelijkheid dat zijn verpakkingen voldoen aan de daarop toepasselijke eisen van de artikelen 5 tot en met 12.

De technische documentatie is de kern van die procedure: aan de hand van de documentatie moet de conformiteit van de verpakking met de geldende eisen kunnen worden beoordeeld – en zij moet een adequate analyse en beoordeling van de risico’s van niet-conformiteit bevatten (bijlage VII, punt 2). Zij is dus geen archiefmap, maar de navolgbare onderbouwing waarom uw verpakking conform is. De verplichting geldt vóór het in de handel brengen (art. 15, lid 2); pas op deze basis mag de EU-conformiteitsverklaring worden verstrekt.

Bijlage VII, punt 2 verlangt dat de documentatie de geldende eisen vermeldt en het ontwerp, de fabricage en de werking van de verpakking bestrijkt, voor zover die voor de beoordeling van belang zijn. Zij bevat – waar van toepassing – ten minste zes elementen: een algemene beschrijving van de verpakking en het beoogde gebruik ervan; ontwerptekeningen, fabricagetekeningen en materialen van componenten; en de beschrijvingen en toelichtingen die nodig zijn om die tekeningen, de schema’s en de werking van de verpakking te begrijpen.

Daarnaast: een lijst van de toegepaste regelwerken – de geharmoniseerde normen volgens artikel 36, de gemeenschappelijke specificaties volgens artikel 37 en andere technische specificaties voor meet- of berekeningsdoeleinden; bij gedeeltelijke toepassing met vermelding van de toegepaste delen, en waar geen normen of specificaties zijn toegepast met een beschrijving van de gekozen oplossingen. Verder een kwalitatieve beschrijving van de manier waarop de beoordelingen volgens de artikelen 6, 10 en 11 zijn uitgevoerd – recyclebaarheid, minimalisering van verpakkingen en herbruikbaarheid, zodra en voor zover die eisen gelden. En ten slotte: testverslagen.

Verschillende eisenartikelen van de verordening noemen de technische documentatie uitdrukkelijk als bewijsplaats. Al vanaf 12 augustus 2026 relevant: de naleving van de somgrenswaarde voor zware metalen van 100 mg/kg en van de PFAS-grenswaarden voor verpakkingen die met levensmiddelen in contact komen, moet in de documentatie volgens bijlage VII worden aangetoond (art. 5, lid 6). Ook voor verpakkingen die als herbruikbaar worden aangeboden, moet de naleving van de eisen van artikel 11 in de technische informatie worden aangetoond (art. 11, lid 3).

Met de 2030-stappen groeit de documentatie verder: ook de recyclebaarheidseisen (art. 6, lid 9) en de minimumgehalten aan gerecycled materiaal (art. 7, lid 6) moeten daar worden onderbouwd. Wie de structuur in 2026 goed opzet, hoeft de bewijsstukken voor de latere stappen – waarvan de peildata kunnen verschuiven met de uitvoerings- en gedelegeerde handelingen – alleen nog toe te voegen.

Het opstellen ligt bij de fabrikant – en het is niet delegeerbaar: de verplichting tot het opstellen van de technische documentatie mag uitdrukkelijk geen deel uitmaken van het mandaat van een gemachtigd vertegenwoordiger (art. 17, lid 2). Delegeerbaar is wel het bewaren: wordt een gemachtigd vertegenwoordiger aangesteld, dan omvat zijn mandaat ten minste het ter beschikking houden van de conformiteitsverklaring en de documentatie voor de markttoezichtautoriteiten. Toeleveranciers zijn tot medewerking verplicht: leveranciers van verpakkingen en verpakkingsmaterialen moeten de fabrikant alle informatie en documentatie verstrekken die hij voor het bewijs van conformiteit nodig heeft (art. 16).

Importeurs moeten vóór het in de handel brengen waarborgen dat de fabrikant de beoordelingsprocedure heeft doorlopen en de documentatie heeft opgesteld (art. 18, lid 2). Voor de bewaring geldt de bekende staffel: vijf jaar vanaf het in de handel brengen bij verpakkingen voor eenmalig gebruik, tien jaar bij herbruikbare verpakkingen (art. 15, lid 3). Bijlage VII, punt 4 vult aan dat de fabrikant voor elke soort verpakking een conformiteitsverklaring opstelt en die samen met de technische documentatie ter beschikking van de nationale autoriteiten houdt. Op een met redenen omkleed verzoek moeten de stukken binnen tien dagen worden overgelegd (art. 15, lid 10).

Documentatie en verklaring zijn twee kanten van dezelfde procedure: de EU-conformiteitsverklaring bevat de in de module van bijlage VII vermelde elementen, komt qua structuur overeen met het model in bijlage VIII en wordt voortdurend geactualiseerd (art. 39, lid 2). Welke acht verplichte gegevens het model verlangt, laat onze gids over de verplichte onderdelen volgens bijlage VIII zien.

Praktisch betekent dat: eerst gegevens verzamelen (leveranciers via artikel 16 betrekken), dan de documentatie opbouwen, dan de beoordeling uitvoeren, dan de verklaring verstrekken. De verklaring zelf stelt u vervolgens in enkele minuten op met de generator – als pdf in het Nederlands en Engels.